Company Name: Mula Patisserie
Location: Batam
Posted Date: 11/10/2024 22:14
Salary: Rp 4.700.000 – Rp 7.000.000 per month
Job Description
Administrasi office melibatkan berbagai tugas yang bertujuan untuk mendukung kelancaran operasional di dalam suatu perusahaan atau organisasi. Kerjaannya sebagai berikut:
Manajemen Dokumen dan Arsip:
- Mengelola, menyimpan, dan mengatur dokumen penting, baik fisik maupun digital.
- Menyusun laporan, surat, memo, dan dokumen lainnya.
- Menyimpan arsip dengan sistem yang rapi dan mudah diakses.
Pengelolaan Jadwal:
- Mengatur jadwal rapat, pertemuan, dan acara lainnya.
- Mengelola kalender kantor, termasuk penjadwalan kunjungan atau meeting klien.
- Mengingatkan manajer atau atasan mengenai agenda harian.
Komunikasi:
- Menjawab telepon, email, dan mengelola korespondensi perusahaan.
- Menyambut tamu dan menjaga hubungan dengan pihak eksternal seperti klien atau vendor.
- Menyusun dan menyebarluaskan informasi kepada karyawan melalui email atau pengumuman internal.
Pengelolaan Persediaan:
- Memantau dan memesan kebutuhan kantor seperti alat tulis, kertas, dan perlengkapan lainnya.
- Mengkoordinasikan pemeliharaan dan perbaikan fasilitas kantor, seperti komputer atau mesin fotokopi.
Pengolahan Data:
- Memasukkan data ke dalam sistem atau perangkat lunak manajemen.
- Mengolah data untuk pembuatan laporan keuangan atau administratif.
- Memastikan keakuratan dan ketepatan waktu dalam pengolahan data.
Pendukung Keuangan:
- Mengelola faktur, kwitansi, dan pembayaran vendor.
- Membantu dalam pemrosesan gaji, reimbursement, atau pengeluaran kecil.
- Melacak pengeluaran kantor dan menyusun laporan keuangan dasar.
Koordinasi dengan Departemen Lain:
- Berkoordinasi dengan departemen lain untuk memastikan semua kebutuhan administrasi mereka terpenuhi.
- Membantu HR dalam perekrutan, onboarding, dan administrasi karyawan lainnya.
Pengelolaan Sistem IT Dasar:
- Mengoperasikan dan memelihara sistem kantor, seperti email, perangkat lunak manajemen dokumen, atau aplikasi lain yang digunakan sehari-hari.